BEABs erfarenheter av att införa AI i en dokumentationstung bransch – och vad som hände när tekniken mötte vardagen.
AI diskuteras idag i de flesta branscher, men i många organisationer stannar det vid isolerade initiativ eller enstaka piloter. På entreprenadföretaget BEAB valde man att ta steget längre och arbeta strukturerat med att göra AI till en naturlig del av verksamhetens utveckling.
Initiativet började med en enkel men kraftfull insikt, berättar Sanna.
"AI kommer att bli ett naturligt verktyg i vår vardag, precis som datorn och mobilen en gång blev. Vi ville inte hamna efter – vi ville vara i framkant."
En stabil grund att stå på
Projektet inleddes med en nulägesanalys, workshop med ledningen och utbildningar i hur generativ AI kan användas i verksamheten. Målet var att etablera ett genomtänkt arbetssätt, inte att testa teknik för teknikens skull, utan med fokus på effektivisering, kvalitet och långsiktig utveckling.
I nästa steg flyttades fokus till den praktiska vardagen, där medarbetare fick testa hur AI kan användas i situationer som planering, dokumentation, kalkyler och kundkommunikation.
För Sanna handlar potentialen om något konkret och mänskligt.
"För mig handlar AI både om effektivitet och om kvalitet. Vi kan minska tiden på administrativa uppgifter, stötta arbetsledarna i planering och kommunikation och skapa bättre struktur i våra processer. Det ger oss mer tid för våra medarbetare och kunder och mindre tid bakom skrivbordet."
En viktig framgångsfaktor har varit att inte göra AI till ett separat initiativ vid sidan av det ordinarie arbetet. I stället har tekniken integrerats direkt i befintliga rutiner och arbetsmoment, vilket gjort det enklare för hela organisationen att hänga med.
"Vi lägger in i våra processer och rutiner hur vi i de arbetsmomenten kan ta hjälp av AI. Vi har också skapat en ambassadörsgrupp som ska driva arbetet framåt, så att vi inte lika lätt faller tillbaka i gamla mönster."
Lärande i verkliga situationer
Utbildningarna har kombinerats med praktiska övningar där deltagarna arbetar med exempel direkt från sin egen vardag: planeringsstöd, riskanalyser, dokumentation eller kundkommunikation. Mellan utbildningstillfällena har deltagarna fått testa verktygen och dela erfarenheter med kollegor.
Effekter som märktes snabbt
En av de positiva överraskningarna var hur snabbt förändringen blev synlig i vardagen.
"Om det var något som överraskade mig i projektet så var det hur snabbt det gav effekt. Vår bransch är en dokumentationstung bransch och det är tidskrävande. AI har hjälpt oss i ledningsgruppen och våra arbetsledare att hantera just det, dokumentation och kommunikation, och frigjort tid vi verkligen behöver."
Rådet till andra: börja nu
Arbetet på BEAB fortsätter nu med att utveckla nya användningsområden och fördjupa kunskapen i organisationen. Slutsatsen hittills är enkel men viktig: förändringen fungerar bäst när teknik, arbetssätt och lärande utvecklas parallellt, och när hela organisationen är med på resan.
"Börja direkt. Ha en tydlig plan, utbilda personalen och våga testa er fram. Vi hade aldrig kommit igång om vi inte hade tagit in hjälp."
